Procesul de evaluare

In timp ce conformitatea este un aspect important al conceptului LRQA Business Assurance, metodologia noastra unica converteste evaluarea intr-un puternic instrument de management ce va va permite sa va imbunatatiti si sa va protejati performantele. Intelegand ceea ce conteaza cu adevarat pentru organizatia dumneavoastra si pentru partile interesate, va ajutam sa va imbunatatiti sistemul de management si afacerea in acelasi timp.

Abordarea noastra Business Assurance permite ca evaluarile sa fie particularizate in functie de gradul in care sistemul dumneavoastra reuseste sa gestioneze si sa reduca riscurile operationale in toate ariile, asigurand in acelasi timp conformitatea cu toate cerintele standardului sau schemei alese.

Abordarea Business Assurance a LRQA a fost construita pe trei piloni - metodologia bazata pe risc, supraveghere tematica, imbunatatire continua - care adauga valoare certificarii traditionale.

Evaluam sistemul de management, aplicand o analiza a lacunelor acolo unde este cazul, pentru a va asigura ca acesta respecta cerintele unui standard, a unei scheme sau a unui set de criterii de evaluare.

Procesul de evaluare: 

Etapa 1: Evaluare preliminara

Inainte de evaluarea propriu-zisa efectuam o analiza preliminara a sistemului dumneavoastra. Pentru domenii, activitati si standarde complexe efectuam aceasta analiza la sediul dumneavoastra.

Desfasurarea Etapei 1

In aceasta etapa vom:

  • evalua conditiile specifice organizatiei dumneavoastra si locatia, acolo unde este cazul
  • colecta informatii cu privire la domeniul de aplicare al sistemului de management, procesele si locatiile organizatiei dumneavoastra, cat si aspectele legale, de reglementare si conformitate aferente. De exemplu, acestea ar putea include aspectele de mediu sau juridice generate de activitatea dumneavoastra si riscurile asociate acestora
  • stabili detaliile Etapei a 2-a
  • incerca sa intelegem in detaliu sistemul dumneavoastra de management si activitatea dumneavoastra, astfel incat sa planificam o a doua etapa de audit adaptata acestora
  • evalua daca organizatia dumneavoastra planifica si efectueaza audituri interne si analiza de management

Raportarea

Vom documenta rezultatele acestei evaluari si vi le vom comunica. Va vom informa daca am identificat zone de risc ce ar putea fi clasificate ca neconformitati in timpul etapei a 2-a. Intervalul de timp dintre cele doua vizite se va stabili de comun acord cu dumneavoastra in functie de perioada care va va fi necesara pentru a solutiona aspectele identificate

Etapa 2: Evaluarea

Aceasta etapa va avea loc la sediul dumneavoastra. Scopul sau este de a evalua punerea in aplicare si eficacitatea sistemului de management. Vom aduna dovezi ca sistemul dumneavoastra de management este in conformitate cu standardele si alte cerinte de certificare.

Desfasurarea Etapei a 2-a

In timpul acestei vizite, echipa de audit va analiza prin esantionare un numar suficient de situatii din activitatea dumneavoastra pentru a putea evalua punerea in aplicare si eficacitatea sistemului de management. Vom discuta cu personalul, inclusiv cu managementul de varf si personalul operational, astfel incat sa avem garantia ca sistemul este implementat si inteles in intreaga organizatie.

Echipa de audit va analiza toate informatiile adunate in timpul ambelor vizite pentru a decide daca toate cerintele de certificare au fost indeplinite si daca exista orice fel de neconformitate. Echipa ar putea propune oportunitati de imbunatatire pe baza experientei sale.

Vom examina sistemul dumneavoastra de management pentru a evalua:

  • informatii si dovezi cu privire la conformitatea fata de toate cerintelor standardului
  • monitorizarea performantei, masurarea, raportarea si revizuirea in raport cu obiectivele cheie de performanta
  • sistemul dumneavoastra de management si performanta acestuia privind conformitatea cu normele juridice aplicabile activitatii dumneavoastra
  • controlul operational
  • auditul intern si analiza managementului
  • responsabilitatea managementului pentru politicile organizatiei
  • legaturile intre cerintele standardului, politici si obiective, tinte de performanta, orice cerinte legale aplicabile, responsabilitati, competenta personalului, operatiuni, proceduri, date de performanta si rezultatele auditului intern.

Raportarea

Cand etapa a 2-a a fost finalizata, echipa de audit va scrie concluziile in raportul aferent acestei vizite. Acest raport va inregistra rezultatele evaluarii, orice zone de imbunatatire, precum si orice neconformitati identificate si convenite. Raportul de audit va fi pus la dispozitia dumneavoastra.

 

Etapa 3: Supraveghere tematica

Pentru a ne asigura ca sistemul dumneavoastra de management este inca eficient si pentru a urmarim progresul facut de la ultimul audit vom desfasura vizitele de supraveghere la intervale regulate.

Vizitele de supraveghere au scopul de a confirma ca sistemul de management certificat este in continuare:

  • mentinut
  • in functiune
  • supus imbunatatirii continue.

Contact anterior vizitei

Pentru clientii pentru care…

a) … aceasta abordare este noua: Auditorul va discuta abordarea si cea mai buna modalitate de introducere a acesteia pentru compania dumneavoastra si va stabili impreuna cu dumneavoastra prezenta top managementului la sedinta de deschidere a vizitei.

b) … aceasta abordare nu este noua: Auditorul va confirma ca tema selectata la vizita precedenta este inca relevanta si ca persoanele potrivite vor fi disponibile. Se poate conveni modificari temei daca este necesar.

In cazul in care vizita este una de planificare a reinnoirii certificatului, auditorii vor aborda principille de analiza, evaluare preliminara si planificare.

In conversatia cu managementul superior

Auditorul va…

  • Introduce ceea ce LRQA va face diferit la aceasta vizita si de ce
  • Stabili ce probleme sunt importante pentru client si actionarii sai si vor selecta tema vizitei
  • Identifica unde sistemele de management pot fi utilizate pentru a conduce la imbunatatirea performantei cu privire la aceste probleme
  • Asculta opiniile dumneavoastra cu privire la problemele legate de tema aleasa pentru aceasta vizita si va tine cont de ele pe parcursul auditul dumneavoastra
  • Discuta despre obiectivele de viitor ale organizatiei dumneavoastra si vor identifica oportunitati pentru viitoarele teme.

Planul Vizitei

Avand in vedere tema stabilita pentru respectiva vizita, auditorul va identifica ce departamente, procese de control si sisteme sunt implicate si vor fi auditate:

Tema + personal, procese, controale si sisteme ce trebuie auditate = Planul vizitei

Flexibilitatea planurilor viitoare - Planurile pentru vizitele viitoare ar trebui sa fie flexibile. In cazul in care circumstantele se schimba, cum ar fi o plangere din partea unui client important sau incalcarea unor reglementari, LRQA poate modifica tema vizitei sau introduce una noua, pentru a aborda problemele de interes actual ale clientul nostru si/sau partilor interesate.

Efectuarea vizitei

Pe parcursul efectuarii vizitei auditorul va:

  • Audita tema prin zonele planificate. Evaluatorul ar putea dori sa urmeze trasee care nu au fost identificate in planul initial, daca care se dovedesc in acel moment semnificative pentru tema
  • Folosi evaluarea zonelor sa confirme ca toate masurile de control sunt la locul lor si sunt utilizate in mod eficient
  • Stabili daca utilizati sistemul de management pentru a gestiona si/sau ameliora problemele legate de tema identificata
  • Raporta orice deficiente ale sistemului sau eficienta acestuia si va sugera imbunatatiri potentiale.

Raportul in urma vizitei

Raportul care va va fi pus la dispozitie va:

  • Contine un rezumat al discutiilor cu top managementul
  • Urmari un esantion de proiecte de imbunatatire pe termen lung
  • Inregistra traseele urmate si probele examinate, impreuna cu evaluarea si concluziile asupa acestora
  • Inregistra orice constatari
  • Inregistra concluzia generala cu privire la eficacitatea sistemului de management in ceea ce priveste tema si in indeplinirea cerintelor standardului de evaluare
  • Identifica teme si arii pentru urmatoarea vizita.
  • Oferi feedback catre conducerea superioara

 

In sedinta de inchidere auditorul va:

  • Oferi o imagine de ansamblu a rezultatelor si concluziile
  • Evidentia unde sistemul de management va ajuta in abordarea problemelor legate de tema avuta si unde conduc la imbunatatire continua
  • Descrie orice slabiciuni ale sistemului legate de tema avuta si va explica modul in care acestea pot avea un impact negativ asupra afacerii dumneavoastra.