ISO 9001:2015 FAQs

Acum, cand ISO 9001:2015 a fost publicat, organizatia dvs. are la dispozitie 3 ani, pana in Septembrie 2018, sa finalizeze procesul de tranzitie la noul standard. Mai jos gasiti raspunsurile la cele mai frecvente intrebari ce va vor ajuta in acest proces.

 

Care este primul lucru pe care organizațiile certificate ISO 9001:2008 trebuie să-l facă sau să-l aibă în vedere în prezent, după ce a fost publicat ISO 9001:2015?

Începeți prin a obține o copie a Standardului.

Principala modificare a noului standard ISO 9001:2015 este introducerea Anexei SL, care stabilește o structură uniformizată cu 10 clauze precum și terminologia comună și definițiile aplicabile la toate Standardele ISO pentru Sisteme de Management (SM). 

În paralel, documentați și citiți comunicările de la ISO și de la LRQA pentru a înțelege stadiul dezvoltării și directiile propuse pentru tranziția la noul standard. ISO intenționează să publice și alte documente ghid de tranzitie precum și liniile directoare de interpretare și implementare a noului ISO 9001:2015. 

Uitati-va la cum organizatia dvs., coordoneaza deja noile arii cu schimbari majore si cum impacteaza acestea sistemul dvs. de management al calitatii sau integrat.

Incepeti sa ganditi un plan de actiuni si timpii necesari pentru cand si cum veti revizui sistemul Dvs. de management pentru a obtine o imagine cat mai clara la cum acesta indeplineste noile cerinte.

Luați în considerare un pachet de instruire pentru Dvs. și a persoanelor cheie implicate în sistemul de management din organizația Dvs. precum și modul în care cunoștințele și aptitudinile celor formați necesită să fie dezvoltate pentru a vă ajuta organizația să implementeze noile schimbări.

Cine anume din cadrul organizatiei trebuie sa cunoasca noile schimbari ale ISO 9001:2015?

ISO 9001:2015- Cine trebuie sa stie?

În cadrul organizației dumneavoastră, există o serie de părți interesate cheie care au nevoie să fie conștienți și să înțeleagă revizia ISO 9001:

  • Cu eliminarea din standard a cerintei de a avea un reprezentant al managementului dedicat, responsabilitatile raman in continuare si pot fi delegate managerului de sistem de catre managementul superior. 
  • Managementul superior are nevoie sa inteleaga si sa angajeze prin leadership elementele standardului revizuit. 
  • Propietarii de proces au nevoie sa inteleaga obligatiile lor de a gestiona procesele definite si indicatorii asociati.
  • Echipele de guvernare interna ca Auditorii Interni sau Managerii de programe de audit, trebuie sa se asigure ca inteleg cerintele specifice in contextul dat de leadership si performanta.

Ați menționat domenii noi și revizuite în ISO 9001:2015; care sunt acestea?

Anexa SL este singura modificare majoră adusă standardului ISO 9001:2015. Aspectele noi introduse în ISO 9001 includ printre altele:

  1. contextul organizațional (clauza 4),
  2. cunoștințele (clauza 7),
  3. controlul produselor și serviciilor furnizate de subcontractanți externi (externalizarea, clauza 8) și
  4. introducerea oficială a abordării bazată pe evaluarea riscurilor (mai multe clauze).

Între domeniile standardului care au fost revizuite sau care conțin în prezent mai multe informații specifice, organizațiile ar trebui să acorde atenție următoarelor:  

  1. accentul mai important pe implicarea conducerii superioare în aspectele ISO 9001 (clauza 5)  
  2. gestiunea schimbării (clauza 6)  
  3. evaluarea managementului (clauza 9) si
  4. repetarea referirilor la abordarea de proces (câteva clauze).

Aveți aceeași recomandare și pentru organizațiile cu sistem de management integrat?

Deoarece și ISO 14001 a fost publicat si contine si propria anexă SL cu același conținut principal și aceeași structură majoră, orice cunoștințe veți acumula în pregătirea revizuirii ISO 9001 vă vor ajuta și cu ocazia revizuirii ISO 14001. În viitor, când se va publica ISO 45001 (noul standard ISO pentru sănătate și siguranță la locul de muncă ce va înlocui OHSAS 18001), și acesta va avea un conținut principal similar și aceeași structură majoră în Anexa SL. La prima vedere, Anexa SL pare să facă ”viața mai ușoară” profesioniștilor care redactează standardele dar, în realitate, pe măsură ce organizațiile încep să perceapă și să aprecieze valoarea limbajului comun utilizat pentru sisteme de management diferite, ele – și în cele din urmă consumatorii – vor fi adevărații beneficiari. 

Această structură incurajeaza integrarea standardelor cu privire la sistemele de management, astfel ducând la beneficii și eficiență organizațională sporite, furnizând în același timp o imagine mai completă a organizației – de multe ori acoperind mai multe puncte de lucru, poziții geografice diferite și implicând furnizori multipli.

Este prea tarziu pentru organizații să ia în considerare instruirea pentru revizuirea ISO 9001?

Nu este niciodată prea tarziu să se înceapă aprofundarea unor subiecte care vă măresc eficiența sistemului de management și aduc mai multe beneficii organizației Dumneavoastră. Revizuirea ISO 9001 actualizează cerințele cu bunele practici în domeniul managementului. Multe s-au schimbat în cei 15 ani trecuți de la ultima revizuire semnificativă a ISO 9001. Multe organizații au progresat cu mult peste cerințele ISO 9001:2008 deoarece organizarea lor precum și părțile interesate în activitatea lor au avut așteptări mai mari. Astfel, formarea în înțelegerea noii direcții și a noilor subiecte introduse în ISO 9001:2015 ar trebui să fie atât spre folosul angajatilor cât și al organizațiilor. Iar în cazul în care organizația Dumneavoastră va dori să fie printre primele organizații certificate ISO 9001:2015, vă sugerăm să luați în calcul această formare începând de acum.

Care sunt cele mai importante părți interesate din organizațiile mari și medii în legătură cu revizuirea ISO 9001?

Probabil că cea mai importantă parte interesată este managementul superior. Revizuirea ISO 9001 cere de la managementul superior o mai bună înțelegere a mediului extern, implică o abordare a riscurilor și o mai mare responsabilitate în termeni de „leadership în domeniul calității” strângând legăturile între sistemul de management și calitatea produselor/serviciilor. 

Se pune un accent mai mare pe implicarea sa directă sau supravegherea proiectării, implementării și performanței sistemului de management al organizației și pe asigurarea sistemului de management al calitatii ca parte integrantă a proceselor de business ale organizației.

Când acest lucru se face bine, sistemul de management al calitatii, oferă managementului superior un instrument valoros în îndeplinirea responsabilităților pe care le au în domeniul guvernanței și controlului intern, instrument ce furnizează în același timp o sursă excelentă de date cu privire la performanțe, ce pot fi utilizate în forumurile decizionale.

Care va fi impactul scontat al modificărilor asupra organizațiilor mici?

Pentru companiile mici, toate cerințele noi sau modificate pot fi aplicate la fel de bine. Natura contextuală a ISO 9001:2015 înseamnă că abordarea și gradul de formalizare trebuie să fie adecvate la mediul operativ al organizației. Cu alte cuvinte, o organizație nu ar trebuie să facă mai multe decât are nevoie pentru a îndeplini cerințele de reglementare ale produselor/serviciilor precum și cerințele clienților dar acest lucru are trebui obținut printr-o abordare a sistemelor de management bazată pe ISO 9001.

Abordarea unui sistem de management variază în mai mare măsură în cazul companiilor mici. Cu toate acestea, intenția și rezultatele scontate rămân aceleași, și anume îndeplinirea cerințelor reglementărilor aplicabile precum și cerințele clienților.

Revizuirea ISO 9001 va afecta organizațiile în exact același mod – indiferent de dimensiunea sau localizarea lor geografică?

Potențialul impact organizațional al revizuirii ISO 9001 depinde de organizație și de propriul sistem de calitate. Toți factorii, precum maturitatea și complexitatea sistemului de management al calitatii existent, existența altor sisteme de management (precum ISO 14001 sau OHSAS 18001), evaluarea situației curente a organizației și managementul riscului vor influența major gradul de implementare al unor schimbări pe care organizația va trebui să și le asume pentru a putea îndeplini cerințele ISO 9001:2015 în acest domeniu.

Trebuie sa fim pregatiti acum pentru tranzitia la noul standard?

Nu, nicidecum. Ghidul de tranzitie al ISO arata ca organizatiile au la dispozitie trei ani de la data publicarii standardului, sa efectueze aceasta tranzitie. Prin urmare, pot alege orice moment pana la data de 14 Septembrie 2018. Unele companii ar putea alege la urmatoarea vizita de recertificare iar altele chiar la una din vizitele de supraveghere.

Pornind de la o planificare timpurie, inclusiv prin stabilirea si comunicarea a unei perioade estimative, va permite organizatiei Dvs. sa gestioneze proactiv si in ritmul sau aceasta tranzitie.

Pasii urmatori

Concentrați-vă pe domeniile care sunt complet noi sau care au fost revizuite. Acestea sunt domeniile susceptibile a fi incluse în planul Dvs. de tranziție. De asemenea, asigurați-vă că responsabilii de calitate și auditorii interni înțeleg diferențele aduse de Anexa SL (partea comună de text și structură) proiectării, operării și performanței sistemului de management al calitatii și a altor sisteme  de management implementate de organizația Dvs.

Consultați-vă cu LRQA; în calitate de membru al IIOC (Organizația Internațională Independentă pentru Certificare), facem parte din toate comisiile tehnice majore ale ISO, ajutând la revizuirea noilor standarde. Nu numai că înțelegem aceste revizuiri ci, mai mult decât atât, știm ce înseamnă acestea pentru sistemul Dvs. de management al calitatii și pentru organizație în ansamblul său – precum și modul în care acestea se poate aplica pentru a obține cele mai bune efecte.

Angajați-vă împreună cu LRQA să aflați modul cum serviciile de Gap Analysis si Training  pe domeniile specifice ale ISO 9001:2015 pot să vă aducă beneficii atât la nivel personal cât și organizației Dvs.

Începeți să formalizati un plan de tranziție și să vă asigurați că managementul superior este implicat în acest proces încă de la început.